Draft/valid approval workflow for customer and vendor contacts
Description
Adds a draft/validated workflow on contacts, with Studio approval before validation and a warning on cotizaciones when a related partner is still draft.
Author
Cloudia
Copyright
Copyright (c) 2025-Present Cloudia Systems S.A.C.
License
OPL-1
Version
18.0.1.4
Dependencies
base
sale
account
product
l10n_latam_base
l10n_pe
web_studio
1. Configuration
Give approvers the group Validar Contacto (Ajustes → users, category Usability).
Studio already has the rule Partner validation requires approval / La validación de contacto requiere aprobación on button Validar.
2. User instructions
Fill the contact, then Validar
Create the contact. Status starts as Borrador. Nombre and tax ID are required on the form. Companies also show Nombre Comercial.
Complete the fields the workflow checks. For a company: payment terms, pricelist, industry, street, country; RUC/DNI also need VAT. For a person: country, email (valid format); RUC/DNI also need VAT and district.
When the contact is ready, Validar appears. An approver in Validar Contacto must approve in Studio; then any user can finish Validar.
Status becomes Validado. Eligible child contacts (invoice/delivery with street, district and email; other contacts with name and email) are validated with the parent.
Pepito Perez in Borrador. Validar is visible because the contact is ready. Status bar Borrador → Validado.
Typical blocking messages: ¡Los términos de pago no deben estar en blanco!, ¡La lista de precios no debe estar en blanco!, ¡La industria no debe estar en blanco!, ¡El correo electrónico no debe estar en blanco!, ¡El RUC/DNI no debe estar en blanco para la identificación RUC o DNI!.
Back to Borrador
On a Validado contact, Borrador sets the company and its children back to draft and clears the Studio approval, so the next Validar needs a fresh approval. Any user can do this.
BREKYS in Validado with Borrador available on the header.
Batch validate
In the contacts list, users in Validar Contacto can run Validar Contactos Seleccionados (bypasses Studio). Notification: Contactos Validados.
Search: filter Validar and group Estado. The list column Estado shows Borrador / Validado.
Contactos list: Estado Borrador/Validado, filter Validar, group-by Estado.
Cotización warning
If the customer, invoice address or delivery address is not Validado, the cotización shows: Advertencia: Uno o más socios relacionados no están validados. Por favor, valide todos los socios antes de continuar. Confirming while the customer is still draft raises ¡Socio no validado, por favor contacte al aprobador de socios!
COT000939 for MOLITALIA S.A (draft): pink Advertencia that related partners are not validated.
Aprobación de contactos — Prosac
Nombre técnico: cs_custom_prosac_partner_approval
Nombre
Partner Approval - Prosac
Resumen
Flujo borrador/validado para contactos de cliente y proveedor
Descripción
Agrega un flujo borrador/validado en contactos, con aprobación Studio antes de validar y un aviso en la cotización si algún contacto relacionado sigue en borrador.
Autor
Cloudia
Copyright
Copyright (c) 2025-Present Cloudia Systems S.A.C.
Licencia
OPL-1
Versión
18.0.1.4
Dependencias
base
sale
account
product
l10n_latam_base
l10n_pe
web_studio
1. Configuración
Asigne a los aprobadores el grupo Validar Contacto (Ajustes → usuarios, categoría Usability).
Studio ya tiene la regla La validación de contacto requiere aprobación sobre el botón Validar.
2. Instrucciones de usuario
Completar el contacto y Validar
Cree el contacto. El estado inicia en Borrador. Nombre e identificación fiscal son obligatorios. En compañías también aparece Nombre Comercial.
Complete lo que el flujo exige. Compañía: plazos de pago, lista de precios, industria, calle, país; RUC/DNI también pide número. Persona: país, correo (formato válido); RUC/DNI también pide número y distrito.
Cuando está listo aparece Validar. Un aprobador de Validar Contacto debe aprobar en Studio; luego cualquier usuario puede terminar Validar.
El estado pasa a Validado. Los hijos elegibles (factura/entrega con calle, distrito y correo; otros contactos con nombre y correo) se validan con el padre.
Pepito Perez en Borrador. Validar visible porque el contacto está listo. Barra Borrador → Validado.
Mensajes típicos: ¡Los términos de pago no deben estar en blanco!, ¡La lista de precios no debe estar en blanco!, ¡La industria no debe estar en blanco!, ¡El correo electrónico no debe estar en blanco!, ¡El RUC/DNI no debe estar en blanco para la identificación RUC o DNI!.
Volver a Borrador
En un contacto Validado, Borrador regresa la compañía y sus hijos a borrador y borra la aprobación Studio, así el próximo Validar pide una aprobación nueva. Cualquier usuario puede hacerlo.
BREKYS en Validado con Borrador en el encabezado.
Validación masiva
En la lista de contactos, los usuarios de Validar Contacto pueden ejecutar Validar Contactos Seleccionados (omite Studio). Aviso: Contactos Validados.
Búsqueda: filtro Validar y agrupación Estado. La columna Estado muestra Borrador / Validado.
Lista de Contactos: Estado Borrador/Validado, filtro Validar, agrupar por Estado.
Aviso en la cotización
Si el cliente, la dirección de factura o la de entrega no está Validado, la cotización muestra: Advertencia: Uno o más socios relacionados no están validados. Por favor, valide todos los socios antes de continuar. Confirmar con el cliente aún en borrador lanza ¡Socio no validado, por favor contacte al aprobador de socios!
COT000939 de MOLITALIA S.A (borrador): aviso rosa de que hay socios no validados.
