Adds a backoffice salesperson role with dedicated access controls
Description
Adds a secondary Sale Backoffice user on contacts, quotations and opportunities, plus Sales groups that restrict who can create or confirm orders and who can open configuration.
Author
Cloudia
Copyright
Copyright (c) 2025-Present Cloudia Systems S.A.C.
License
OPL-1
Version
18.0.1.0
Dependencies
sale_management
sale_crm
sale_margin
stock
cs_sale_quote_confirm
cs_sale_merge_split
1. Configuration
On each user, under Sales access rights, the hierarchy is:
User: Own Documents → User: All Documents → Usuario: Backoffice → Usuario: Gerente de Backoffice → Sales Administrator → Administrador: Acceso a Configuración.
Only Administrador: Acceso a Configuración can open Ventas → Configuración.
Assign Back Office asignado on the commercial partner (Venta y compra). Persons without their own value inherit from the company.
COMPAÑIA MINERA ANTAMINA S.A., tab Venta y compra. Field Back Office asignado (BLANCA MILAGROS VERA TORRES).
2. User instructions
See the backoffice user on the quotation
On Otra Información, Vendedor 2 is filled from the partner (or the current salesman) and is read-only on the form. It also appears on quotation/order lists (optional column Vendedor 2), quotation lines, and CRM as Vendedor 2.
COT000584, Otra Información. Vendedor 2 and the sales team table. Vendedor 2 is the backoffice user copied from the partner.
Who can create and confirm
A user in Usuario: Backoffice (and not manager) cannot create a cotización from the UI. Wizards, import, API and CRM conversion still can.
A basic salesperson cannot use Confirmar to create the orden de venta. Use Confirmar Cotización, or ask a backoffice / manager user. Accounting users are exempt.
Backoffice users see non-draft quotations (not draft/cancel) through the extra record rule. They can edit lines in sent/confirmed states; basic salespeople cannot.
Unit price cannot be changed once the order is in sale/done/cancel. Basic salespeople can change price only in draft.
When a delivery from the order is confirmed, the picking responsible is set to this backoffice user.
Menus
Mis Casos (Ventas) and Mis Casos de Backoffice (CRM) — opportunities assigned to you as vendedor, vendedor 2 or creator. Backoffice users do not see Won / Lost / Convert / New quotation on the opportunity.
Canceladas — cancelled quotations and orders, with column Vendedor 2.
Quotations = draft/sent/confirmed; Working Orders = sale_draft; Orders = sale.
Filters Mis Cotizaciones / Mis Órdenes include user, user2 and creator.
Ventas → Canceladas. Column Vendedor 2 between Vendedor and Actividades.Mis Casos (filter Mi flujo). Column Vendedor 2 on opportunities.
A salesperson also sees CRM leads where they are Vendedor 2 (the personal-leads rule includes user_id2). Purchase cost on the order line is read-only.
Vendedor de backoffice
Nombre técnico: cs_sale_salesperson2
Nombre
Sales Backoffice Salesperson
Resumen
Agrega el rol de vendedor de backoffice con controles de acceso propios
Descripción
Agrega un usuario de backoffice secundario en contactos, cotizaciones y oportunidades, más grupos de Ventas que restringen quién crea o confirma órdenes y quién abre la configuración.
Autor
Cloudia
Copyright
Copyright (c) 2025-Present Cloudia Systems S.A.C.
Licencia
OPL-1
Versión
18.0.1.0
Dependencias
sale_management
sale_crm
sale_margin
stock
cs_sale_quote_confirm
cs_sale_merge_split
1. Configuración
En cada usuario, en los permisos de Ventas, la jerarquía es:
User: Own Documents → User: All Documents → Usuario: Backoffice → Usuario: Gerente de Backoffice → Administrador de ventas → Administrador: Acceso a Configuración.
Solo Administrador: Acceso a Configuración abre Ventas → Configuración.
Asigne Back Office asignado en el contacto comercial (Venta y compra). Las personas sin valor propio lo heredan de la compañía.
COMPAÑIA MINERA ANTAMINA S.A., pestaña Venta y compra. Campo Back Office asignado (BLANCA MILAGROS VERA TORRES).
2. Instrucciones de usuario
Vea el backoffice en la cotización
En Otra Información, Vendedor 2 se llena desde el contacto (o el vendedor actual) y es de solo lectura. También aparece en las listas (columna opcional Vendedor 2), en líneas de cotización y en CRM como Vendedor 2.
COT000584, Otra Información. Vendedor 2 y la tabla del equipo. Vendedor 2 es el backoffice copiado del contacto.
Quién crea y confirma
Un usuario en Usuario: Backoffice (sin ser gerente) no puede crear una cotización desde la interfaz. Asistentes, importación, API y conversión desde CRM sí pueden.
Un vendedor básico no puede usar Confirmar para crear la orden de venta. Use Confirmar Cotización o pida a backoffice / gerente. Los usuarios de contabilidad están exceptuados.
Backoffice ve cotizaciones que no están en borrador ni canceladas. Puede editar líneas en enviada/confirmada; el vendedor básico no.
El precio unitario no se cambia en sale/done/cancel. El vendedor básico solo lo cambia en borrador.
Al confirmar una entrega de la orden, el responsable del albarán queda este usuario de backoffice.
Menús
Mis Casos (Ventas) y Mis Casos de Backoffice (CRM) — oportunidades asignadas a usted como vendedor, vendedor 2 o creador. Backoffice no ve Ganado / Perdido / Convertir / Nueva cotización en la oportunidad.
Canceladas — cotizaciones y órdenes canceladas, con columna Vendedor 2.
Cotizaciones = borrador/enviada/confirmada; Órdenes en trabajo = sale_draft; Órdenes = sale.
Los filtros Mis Cotizaciones / Mis Órdenes incluyen vendedor, vendedor 2 y creador.
Ventas → Canceladas. Columna Vendedor 2 entre Vendedor y Actividades.Mis Casos (filtro Mi flujo). Columna Vendedor 2 en oportunidades.
Un vendedor también ve leads de CRM donde es Vendedor 2 (la regla de leads personales incluye user_id2). El costo de compra en la línea es de solo lectura.
