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Weekly Invoice & Bill Reminder

Technical name: cs_account_followup

Name
Weekly Invoice & Bill Reminder
Summary
Sends grouped weekly payment reminder emails to customers and vendors
Description
Sends weekly reminder emails for outstanding customer invoices and vendor bills, grouping all pending documents for each partner into a single email instead of one per document.
Author
Cloudia
Copyright
Copyright (c) 2025-Present Cloudia Systems S.A.C.
License
OPL-1
Version
18.0.1.0
Dependencies
  • base
  • account
  • mail
  • portal
  • account_followup

1. Configuration

In Ajustes, search Recordatorio (or open Contabilidad invoicing settings).

  1. Set Día de Email de Recordatorio al Proveedor to the weekday the cron should send (live label; it also drives customer reminders). Example: Miércoles.
  2. Leave Enviar Recordatorio para Todas las Facturas Pendientes on to include every posted unpaid invoice/bill. Turn it off to limit to documents due within Días Antes de la Fecha de Vencimiento (default 5).
  3. Keep the daily scheduled actions Enviar Emails de Recordatorio de Factura de Cliente and Enviar Correos de Recordatorio de Facturas de Proveedor active. They skip days that are not the weekday above.
Settings search for Recordatorio
Ajustes filtered by Recordatorio. The weekday field is Día de Email de Recordatorio al Proveedor.

A neutralized test database does not send mail (no se envían correos electrónicos). Enable sending only on a real instance.

2. User instructions

Opt a company in or out

  1. Open the company in Contactos.
  2. Go to Contabilidad.
  3. Under RECORDATORIOS DE FACTURAS DE CLIENTE Y PROVEEDOR, use:
    • Recordatorio Semanal de Facturas de Cliente — customer invoices and credit notes.
    • Recordatorio Semanal de Facturas de Proveedor — vendor bills and credit notes.
Weekly reminder flags on the contact Accounting tab
Both weekly reminder checkboxes on Contabilidad, below SEGUIMIENTO DE FACTURAS.

On a child contact the same labels are read-only and inherited from the company. The partner must have an email address or that partner is skipped. Default is on for both flags.

What the email contains

One email per partner, documents grouped by currency. Each table has N.º de documento (portal link), Tipo (Factura / Nota de crédito / Factura de proveedor), Referencia, Fecha, Fecha de vencimiento and Importe pendiente. Past-due rows are highlighted. A Resumen por moneda shows Total pendiente, Total vencido and Total por vencer. Subject: Recordatorio Semanal de Pago de Factura (customers) or Recordatorio Semanal de Pago de Factura de Proveedor (vendors).

Recordatorio semanal de facturas de cliente y proveedor

Nombre técnico: cs_account_followup

Nombre
Weekly Invoice & Bill Reminder
Resumen
Envía correos semanales agrupados de recordatorio de pago a clientes y proveedores
Descripción
Envía recordatorios semanales de facturas de cliente y facturas de proveedor pendientes, agrupando todos los documentos de cada contacto en un solo correo en lugar de uno por documento.
Autor
Cloudia
Copyright
Copyright (c) 2025-Present Cloudia Systems S.A.C.
Licencia
OPL-1
Versión
18.0.1.0
Dependencias
  • base
  • account
  • mail
  • portal
  • account_followup

1. Configuración

En Ajustes, busque Recordatorio (o abra los ajustes de facturación de Contabilidad).

  1. Elija Día de Email de Recordatorio al Proveedor (etiqueta en vivo; también rige los recordatorios a clientes). Ejemplo: Miércoles.
  2. Deje activo Enviar Recordatorio para Todas las Facturas Pendientes para incluir todas las facturas/facturas de proveedor publicadas e impagas. Si lo apaga, solo entran documentos que vencen dentro de Días Antes de la Fecha de Vencimiento (5 por defecto).
  3. Mantenga activas las acciones diarias Enviar Emails de Recordatorio de Factura de Cliente y Enviar Correos de Recordatorio de Facturas de Proveedor. No envían si el día no coincide.
Búsqueda Recordatorio en Ajustes
Ajustes filtrados por Recordatorio. El día de la semana es Día de Email de Recordatorio al Proveedor.

Una base de pruebas neutralizada no envía correo (no se envían correos electrónicos). Active el envío solo en una instancia real.

2. Instrucciones de usuario

Activar o desactivar por compañía

  1. Abra la compañía en Contactos.
  2. Vaya a Contabilidad.
  3. En RECORDATORIOS DE FACTURAS DE CLIENTE Y PROVEEDOR use:
    • Recordatorio Semanal de Facturas de Cliente — facturas y notas de crédito de cliente.
    • Recordatorio Semanal de Facturas de Proveedor — facturas de proveedor y notas de crédito.
Flags de recordatorio semanal en la pestaña Contabilidad
Ambas casillas de recordatorio semanal en Contabilidad, debajo de SEGUIMIENTO DE FACTURAS.

En un contacto hijo las mismas etiquetas son de solo lectura y se heredan de la compañía. Si no hay correo, ese contacto se omite. Por defecto ambas casillas están activas.

Qué trae el correo

Un correo por contacto, documentos agrupados por moneda. Cada tabla tiene N.º de documento (enlace al portal), Tipo (Factura / Nota de crédito / Factura de proveedor), Referencia, Fecha, Fecha de vencimiento e Importe pendiente. Las filas vencidas se resaltan. El Resumen por moneda muestra Total pendiente, Total vencido y Total por vencer. Asunto: Recordatorio Semanal de Pago de Factura (clientes) o Recordatorio Semanal de Pago de Factura de Proveedor (proveedores).