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CRM Email Rules to Identify Customer

Technical name: cs_crm_customer_email_id

Name
CRM Email Rules to Identify Customer
Summary
Assign partners to email leads and track quotations automatically
Description
When a lead arrives from a forwarded email, this module finds the customer (exact email, RUC in the name, or email domain), appends quotation and customer PO references to the opportunity title, and marks possible duplicates with (Dupl?).
Author
Cloudia
Copyright
Copyright (c) 2025-Present Cloudia Systems S.A.C.
License
OPL-1
Version
18.0.1.0
Dependencies
  • sale_crm
  • l10n_latam_base

1. Configuration

There is no extra Settings page. Enable the scheduled action so incoming mail is processed in batches.

  1. Open Ajustes → technical Acciones planificadas (or go to /odoo/crons).
  2. Find CRM: Procesar automáticamente oportunidades (asignación de clientes, cotizaciones, referencias de orden).
  3. Turn Activo on. It runs every 5 Minutos as OdooBot and calls model.auto_process_leads().
  4. Use Ejecutar Manualmente if you need a one-off run.
Scheduled action that processes leads
Live cron (currently off on this test database). Modelo: Lead/oportunidad. Código: model.auto_process_leads().

A neutralized test database does not send mail. Partner assignment still runs on existing email messages.

2. User instructions

Customer from email or RUC

On create (and every cron run) for a lead still without a customer, the module looks up:

  1. Exact match on the sender email (including a contact under a company).
  2. RUC in the opportunity name: pattern RUC- plus 11 digits starting with 1 or 2 (also copied from the email subject if missing in the name).
  3. Same email domain as a company contact.

Typing a RUC into the name on the form also assigns the customer immediately.

Opportunity named with a RUC and a matched customer
Opportunity titled RUC-20392965191 linked to CONCRETOS SUPERMIX (RUC 20392965191).

Quotation and customer PO in the title

When a sales document is linked, the title gets / # plus the document number (example: / #COT000708) and, if filled, / OC- plus Referencia del Cliente. The same happens when the order is created or those fields change.

Opportunity title with quotation, customer PO and duplicate mark
ENVIO OC / #COT000708 / OC-oc1232345 (Dupl?) / #OV002025 / OC-OC -980 on the same commercial partner.

If another opportunity of the same commercial partner already has that / # or / OC- token, both titles get (Dupl?). That is a hint for the salesperson, not a block.

Reglas de correo CRM para identificar al cliente

Nombre técnico: cs_crm_customer_email_id

Nombre
CRM Email Rules to Identify Customer
Resumen
Asigna el cliente a las oportunidades creadas por correo y anota cotizaciones y órdenes de compra en el título
Descripción
Cuando llega un lead por un correo reenviado, el módulo busca al cliente (correo exacto, RUC en el nombre o dominio), agrega al título el número de cotización y la referencia de orden de compra del cliente, y marca posibles duplicados con (Dupl?).
Autor
Cloudia
Copyright
Copyright (c) 2025-Present Cloudia Systems S.A.C.
Licencia
OPL-1
Versión
18.0.1.0
Dependencias
  • sale_crm
  • l10n_latam_base

1. Configuración

No hay pantalla extra en Ajustes. Active la acción planificada para procesar el correo en lotes.

  1. Abra Ajustes → técnico Acciones planificadas (o /odoo/crons).
  2. Busque CRM: Procesar automáticamente oportunidades (asignación de clientes, cotizaciones, referencias de orden).
  3. Encienda Activo. Corre cada 5 Minutos como OdooBot y ejecuta model.auto_process_leads().
  4. Use Ejecutar Manualmente si necesita una pasada inmediata.
Acción planificada que procesa oportunidades
Cron en vivo (apagado en esta base de pruebas). Modelo: Lead/oportunidad. Código: model.auto_process_leads().

Una base de pruebas neutralizada no envía correo. La asignación de cliente sí corre sobre los mensajes de correo ya existentes.

2. Instrucciones de usuario

Cliente desde el correo o el RUC

Al crear (y en cada cron) una oportunidad aún sin cliente, el módulo busca:

  1. Coincidencia exacta del correo del remitente (también un contacto hijo de una compañía).
  2. RUC en el nombre: patrón RUC- más 11 dígitos que empiezan con 1 o 2 (también se copia del asunto del correo si falta en el nombre).
  3. El mismo dominio de correo que una compañía.

Escribir un RUC en el nombre del formulario también asigna el cliente al instante.

Oportunidad con RUC en el título y cliente asignado
Oportunidad titulada RUC-20392965191 vinculada a CONCRETOS SUPERMIX (RUC 20392965191).

Cotización y orden de compra del cliente en el título

Al vincular un documento de venta, el título recibe / # más el número (ejemplo: / #COT000708) y, si hay valor, / OC- más Referencia del Cliente. Lo mismo ocurre al crear la orden o al cambiar esos campos.

Título con cotización, OC y marca de duplicado
ENVIO OC / #COT000708 / OC-oc1232345 (Dupl?) / #OV002025 / OC-OC -980 en el mismo cliente comercial.

Si otra oportunidad del mismo cliente comercial ya tiene ese token / # o / OC-, ambos títulos reciben (Dupl?). Es una pista para el vendedor, no un bloqueo.