CRM Email Rules to Identify Customer

Technical name: cs_crm_customer_email_id

Name

CRM Email Rules to Identify Customer

Summary

Assign partners to email leads and track quotations automatically

Description

When a lead arrives from a forwarded email, this module finds the customer (exact email, RUC in the name, or email domain), appends quotation and customer PO references to the opportunity title, and marks possible duplicates with (Dupl?).

Author

Cloudia

Copyright

Copyright (c) 2025-Present Cloudia Systems S.A.C.

License

OPL-1

Version

18.0.1.0

Dependencies

• sale_crm
• l10n_latam_base

1. Configuration

There is no extra Settings page. Enable the scheduled action so incoming mail is processed in batches.

1. Open Ajustes → technical Acciones planificadas (or go to /odoo/crons).
2. Find CRM: Procesar automáticamente oportunidades (asignación de clientes, cotizaciones, referencias de orden).
3. Turn Activo on. It runs every 5 Minutos as OdooBot and calls model.auto_process_leads().
4. Use Ejecutar Manualmente if you need a one-off run.

A neutralized test database does not send mail. Partner assignment still runs on existing email messages.

2. User instructions

Customer from email or RUC

On create (and every cron run) for a lead still without a customer, the module looks up:

1. Exact match on the sender email (including a contact under a company).
2. RUC in the opportunity name: pattern RUC- plus 11 digits starting with 1 or 2 (also copied from the email subject if missing in the name).
3. Same email domain as a company contact.

Typing a RUC into the name on the form also assigns the customer immediately.

Quotation and customer PO in the title

When a sales document is linked, the title gets / # plus the document number (example: / #COT000708) and, if filled, / OC- plus Referencia del Cliente. The same happens when the order is created or those fields change.

If another opportunity of the same commercial partner already has that / # or / OC- token, both titles get (Dupl?). That is a hint for the salesperson, not a block.

Reglas de correo CRM para identificar al cliente

Nombre técnico: cs_crm_customer_email_id

Nombre

CRM Email Rules to Identify Customer

Resumen

Asigna el cliente a las oportunidades creadas por correo y anota cotizaciones y órdenes de compra en el título

Descripción

Cuando llega un lead por un correo reenviado, el módulo busca al cliente (correo exacto, RUC en el nombre o dominio), agrega al título el número de cotización y la referencia de orden de compra del cliente, y marca posibles duplicados con (Dupl?).

Autor

Cloudia

Copyright

Copyright (c) 2025-Present Cloudia Systems S.A.C.

Licencia

OPL-1

Versión

18.0.1.0

Dependencias

• sale_crm
• l10n_latam_base

1. Configuración

No hay pantalla extra en Ajustes. Active la acción planificada para procesar el correo en lotes.

1. Abra Ajustes → técnico Acciones planificadas (o /odoo/crons).
2. Busque CRM: Procesar automáticamente oportunidades (asignación de clientes, cotizaciones, referencias de orden).
3. Encienda Activo. Corre cada 5 Minutos como OdooBot y ejecuta model.auto_process_leads().
4. Use Ejecutar Manualmente si necesita una pasada inmediata.

Una base de pruebas neutralizada no envía correo. La asignación de cliente sí corre sobre los mensajes de correo ya existentes.

2. Instrucciones de usuario

Cliente desde el correo o el RUC

Al crear (y en cada cron) una oportunidad aún sin cliente, el módulo busca:

1. Coincidencia exacta del correo del remitente (también un contacto hijo de una compañía).
2. RUC en el nombre: patrón RUC- más 11 dígitos que empiezan con 1 o 2 (también se copia del asunto del correo si falta en el nombre).
3. El mismo dominio de correo que una compañía.

Escribir un RUC en el nombre del formulario también asigna el cliente al instante.

Cotización y orden de compra del cliente en el título

Al vincular un documento de venta, el título recibe / # más el número (ejemplo: / #COT000708) y, si hay valor, / OC- más Referencia del Cliente. Lo mismo ocurre al crear la orden o al cambiar esos campos.

Si otra oportunidad del mismo cliente comercial ya tiene ese token / # o / OC-, ambos títulos reciben (Dupl?). Es una pista para el vendedor, no un bloqueo.